サポートチームってどんな部署？印刷会社の事務の魅力をご紹介します

こんにちは。
本棚を買ったのに一向に組み立てられない松井です。

印刷会社の事務職として入社して、気づけば2年目になりました。最初は事務職というと、黙々と同じ作業を繰り返す仕事なのかなというイメージを持っていました。  確かにそのような一面もありますが、私が所属する「サポートチーム」は一味違います。

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入社前はサポートチームと聞いて「なんでもやる部署だろうな」とぼんやり思っていました。実際に働いてみると、その想像は見事に的中。受付や電話応対、書類作成などの一般事務業務に加えて、経費精算や請求書チェックなどの経理業務、見積や伝票の起票などの営業補助業務、インスタグラムやメルマガの配信等の広報業務、採用に関する業務や研修の手配、勤怠管理などを行う人事労務業務、備品管理や福利厚生の手配などを行う総務業務など業務内容は多岐にわたります。多忙な毎日ではありますが、だからこそ飽きがこず、社内で頼られている実感を得やすいポジションでもあります。

就職活動中は「事務職の仕事内容はどこも似たようなもの」と思っていましたが、実際にサポートチームで働く中で、会社や業界によって事務の役割は大きく違うのだと実感しました。そこで今回は、印刷会社の事務「サポートチーム」の業務内容ややりがい、サポートチームに求められる能力、一日のスケジュールをご紹介します。これから事務職を目指す方や、印刷会社での仕事に興味がある方の参考になれば幸いです。

目次
1.事務職の種類
2.サポートチームとは
3.実際に働いて感じた「サポートチームに求められる能力」
4.サポートチームのやりがい
5.サポートチームの一日のスケジュール
6.最後に

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1.事務職の種類

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まず初めに、「事務職」とひとことで言っても、担当する業務の幅は会社によって大きく異なります。ここではよくある事務職の種類とその主な業務内容を簡単にご紹介します。

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•　一般事務
社内の庶務や書類整理、データ入力、電話・来客対応など、日常的な事務作業を幅広く担当
•　営業事務
見積書・請求書の作成、受発注管理、納期調整など、営業のサポートを行う
•　経理事務
請求処理や入出金管理、帳簿作成、経費精算など、会社のお金の流れを管理
•　人事・労務事務
勤怠管理、給与計算、採用活動、入退社手続きなど、人に関わる事務業務を担当
•　総務事務
社内設備や備品の管理、契約書の管理、社内イベントの運営など、会社全体を支える

企業によってはこれらの業務が分業されている場合もありますが、私が所属する「サポートチーム」は、これら複数の役割を担っています。

2.サポートチームとは

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当社のサポートチームは、一般事務・営業事務・経理・人事など、バックオフィス業務全般を担う部署です。業務範囲は非常に広く、社内の困りごとや事務作業を引き受ける、縁の下の力持ちのような存在です。部署名の通り、さまざまな業務の「サポート」を通して、会社全体の業務が円滑に進むよう支えています。

印刷会社の事務ならではの仕事として、原稿作成、社内校正のフォローなどもあります。時には現場のフォローを行ったり、BPO業務としてデータの入力や封入封緘作業、テレアポ代行業務、コールセンター業務なども行います。
BPO業務について詳しくはこちらから↓
https://www.micg.co.jp/solution/bpo/

また、事務業務だけではなく、お客様との打ち合わせから納品までの一連の流れをサポートチームで行うこともあります。単なる事務としてのバックオフィスの役割だけではなく、お客様と直接かかわることが出来る点もサポートチームの魅力です。

3.実際に働いて感じた「サポートチームに求められる力」

サポートチームの仕事は幅広く、日々いろいろな業務を同時にこなす必要があるため、「この力があると助かるな」「ここをもっと伸ばしたいな」と実感する場面も増えてきました。そこで、私が実際に働いて感じた「サポートチームに求められる力」を5つご紹介します。

1. マルチタスク力
「見積の作成」と「採用面接の準備」が同時に進行したり、さらに別のタスクが並行して動いたりすることもあります。限られた時間の中で、優先順位をつけて効率よく業務を進める力が必要です。

2. 柔軟な対応力
予定外の依頼や、急なスケジュール変更が発生することもあります。状況を瞬時に判断し、臨機応変に動ける対応力が求められます。

3. 迅速かつ正確な作業
経理や人事関連など、ミスが許されない業務も多くあります。数字や日付、金額などの入力・確認には特に注意を払い、迅速かつ正確に業務を行う必要があります。

4. 社内外との円滑なコミュニケーション
社内の人だけではなく、取引先など様々な人と関わるポジションです。報連相を丁寧に行うことが、信頼構築に繋がります。

5.向上心
見積や伝票の起票などを行うためには、印刷に関しての知識が必要です。正直、入社前は仕事さえ覚えれば大丈夫と思っていましたが、想像していた以上に専門的な知識を求められる場面が多くあります。事務職＝PCスキルがあれば誰でも出来るというイメージがあるかもしれませんが、実際は専門的な知識を求められるポジションであるため、常に学ぶ姿勢が求められると感じています。

4.サポートチームのやりがい

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サポートチームは業務範囲が広い分、責任も大きいと感じています。しかしそれ以上に、「自分の業務が会社全体を支えている」という実感が持てるのが、この仕事の大きなやりがいです。

•    他部署から「ありがとう」と声をかけてもらえたとき
•    急なトラブルに対応して、「助かった！」と言ってもらえたとき
•    幅広い業務を経験する中で、自分の成長を感じられたとき

こうした一つひとつの経験が、日々のモチベーションに繋がっています。仕事を通じて「人の役に立てている」という喜びを実感できるのが、サポートチームの魅力です。

また、印刷会社で働く魅力のひとつは、「ものづくりのプロセスに関われること」です。営業でもデザイナーでもないですが、自分の関わった仕事が一つの印刷物として完成し、お客様の手に届くまでの過程に携われるのは、印刷会社の事務「サポートチーム」ならではだと思います。

サポートチームの1日のスケジュール

ここで、実際の業務イメージを持っていただけるように、業務内容の異なる3名の1日を簡単にご紹介します。それぞれ担当分野が異なるため、日々の動きにも個性があります。「事務といっても業務はこんなに違うんだ！」という発見があるかもしれませんね。

◆ 営業事務メインのスタッフAさん

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◆ 経理メインのスタッフBさん

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◆ 人事・営業事務メインのスタッフCさん

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誰かが忙しそうなら手を差し伸べ、逆に自分が困ったときには自然と誰かが声をかけてくれる。そんな「チームで助け合って進めていく」雰囲気がサポートチームには根づいています。業務内容は幅広く、イレギュラーな対応も多いですが、変化のある環境を楽しみながら働けるのは、このチームの大きな魅力です。

最後に

サポートチームは、その名の通り「会社を支える」役割を担う部署です。業務範囲の広さに、最初こそ覚えることも多く戸惑いましたが、幅広い業務に携わることで、会社全体の支えになれているのだと非常にやりがいを感じることが出来ます。日々の業務では、時に慌ただしく感じることもありますが、その分「自分が必要とされている」と実感できる瞬間が多くあります。特に、他部署やお客様から感謝の言葉をもらった時には、「この仕事をやっていてよかった」と感じます。

サポートチームは縁の下の力持ちとして、事務作業だけにとどまらず、時には社内校正や仕上げのフォローなども行います。営業や制作、現場スタッフの負担を軽減し、円滑に業務を進められるようサポートすることで、各部署が本来の業務に集中できる環境が整い、作業のスピードや対応の柔軟性が向上します。その結果、お客様に「頼んでよかった」と感じていただける仕上がりや対応につながっていると思います。そのため、サポートチームの一員として、お客様への印刷・広告サービスの品質向上に貢献できるよう、会社全体を支えられる存在を目指してこれからも努力を続けていきたいです。

最後になりましたが、サポートチームのメンバーでインスタグラムの投稿をしております！
個性豊かな投稿を是非ご覧ください＾＾↓
https://www.instagram.com/mic_yahoo_/

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https://www.micg.co.jp/works/


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