【叶が語り尽くす】宛名印字に使えるエクセルの機能3選
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お久しぶりです。エムアイシーグループの叶です。
今回も可変印字について語り尽くします。
今回は第3章。宛名印字に使えるエクセルの機能3選です。
- 年間数十万件の宛名印字を扱う叶が教える宛名印字に使えるエクセル機能3選
- 【宛名で使えるエクセル機能 その1】フィルタ機能
- 【宛名で使えるエクセル機能 その2】郵便番号辞書機能
- 【宛名で使えるエクセル機能 その3】郵便番号ウィザードアドイン機能
- さいごに
年間数十万件の宛名印字を扱う叶が教える宛名印字に使えるエクセル機能3選
前回のブログでも記載した通り、僕は宛名印字を任せていただくことがあります。その数年間数十万件!!!と言ってはみたものの、これが多いのかはよくわかりません。そんなプロなのかセミプロなのかノンプロなのかわからない僕が宛名データを扱う際にExcelを使うのですが、これまで仕事をしてきてこれは使えると思う機能を3つに絞って紹介したいと思います。
【宛名で使えるエクセル機能 その1】フィルタ機能
1つ目はフィルタ機能です。
あれだけ前振りしといてフィルタ機能か。と落胆させてしまったかもしれません。それほどエクセルではメジャーな機能ではあるのですが、これは本当に宛名データを扱う際にも使えます。データの中から「○」がついたもの等のように特定の文字を抽出することもできますし、色のついたセルを抽出することもできます。さらにショートカットを覚えておくと瞬殺です。フィルタをかけた状態で特定の文字の場合はそのセルを右クリック→E→Vの順で押すとその文字のセルが、色のついたセルを右クリック→E→Cの順で押すとその色のセルが一瞬で抽出されます。「何したの？魔法？」というレベルで一瞬で抽出されるので、周りから羨望の眼差しで見られるかもしれませんし、何よりも非常に効率的に仕事を進めることができます。
【宛名で使えるエクセル機能 その2】郵便番号辞書機能
2つ目はMicrosoft IMEの郵便番号辞書機能です。
これもそこそこ有名な機能ではありますがエクセルでは郵便番号を入力することで対応する住所を自動的に変換してくれる機能があります。例えば日本語入力にした状態で当社郵便番号「445-0811」と入力し変換してみてください。すると「愛知県西尾市道光寺町」に変換されます。あとは東縄65と入力すれば完了です。IMEには「郵便番号辞書」というデータが登録されており、日本郵便が公開している郵便番号データをもとに、「郵便番号 ↔ 住所」の対応が記録されています。この辞書を使って、番号から住所に変換する仕組みで、エクセルならではの機能だと思います。さすがビル・ゲイツ!!!これは宛名印字に使えるというよりは宛名データを作成する際に使える機能ではあるのですが、僕自身この機能に助けられた経験があるので、3選に選ばせていただきました。
【宛名で使えるエクセル機能 その3】郵便番号ウィザードアドイン機能
3つ目は郵便番号ウィザードアドイン機能です。
これは郵便番号から住所に、住所から郵便番号に変換してくれる宛名チェックの際の最強にして最高の機能です。正直この機能を紹介したく今回のテーマを設けさせていただきました。当社ではお客様からいただいたデータの郵便番号と住所が一致しない場合に住所を【正】とし、それに該当する郵便番号を記載してお客様に確認しています。その際に郵政などのHPから都度確認していたら膨大な時間になります。しかし、このアドインを使って郵便番号を出しておき、照合していくことで、かなりの時間短縮、効率化を行なえるのです。
※残念ながら現在、ダウンロードできるサイトが封鎖されているようです。
さいごに
いかがだったでしょうか？「全部使ってるよ!!」という方には申し訳ない内容となってしまいますが、使ったことのない機能が1つでもありましたら持ち帰っていただき仕事に活用していただけたら幸いです。きっと仕事の効率化につながると思います。という感じで終わります。
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