キャンペーン事務局とは？運営成功の秘訣と外部委託での注意点
キャンペーンを実施する際には、キャンペーン事務局でさまざまな業務が発生します。業務量が多いことから、社内の負担を削減するため業務を外部委託する企業が増えています。今回は、キャンペーン事務局とは何かという基本的なことから、キャンペーン実施の流れと成功のポイント、業務を外部委託する際の注意点までを紹介します。
キャンペーン事務局
目次
・キャンペーン事務局の役割と対応業務
・キャンペーン実施の流れと成功のポイント
・キャンペーン事務局を外注する際の注意点
・外部委託も視野に、事務局の業務を効率化してキャンペーンを成功させよう
キャンペーン事務局の役割と対応業務
キャンペーン事務局は、キャンペーンの実施で発生するさまざまな業務のために設置される組織です。
キャンペーンの目的には主に売り上げアップ、新規顧客獲得、認知拡大、リピーターの獲得などがあり、キャンペーンの施策や進行は目的により変わります。キャンペーン事務局の対応業務は、企画業務と事務業務のふたつに大きく分けられます。それぞれの具体的な業務内容は次のとおりです。
企画業務
- 市場分析・調査
- キャンペーン企画・立案
- キャンペーン応募規約の策定
- キャンペーン投稿・広告および宣伝活動
- 応募ハガキ・応募サイトなどの各種デザイン
- キャンペーンの成果検証と分析
事務業務
- 事務局設置（電話・私書箱・ブースの設置）
- 参画事業者の募集
- 運用マニュアルの作成
- FAQ作成
- 応募ハガキなどの印刷・配布
- 応募サイトなどの作成・公開
- キャンペーン賞品の準備
- 応募受付（ハガキ・Web・SNS）
- 問い合わせ対応（電話・メール・チャット・SNS）
- 集計および応募状況の報告
- 当選者抽選・選考
- 当選者への連絡・個人情報の取得（ハガキの場合はデータ化も含む）
- 商品梱包・発送
- 個人情報の破棄
キャンペーン実施の流れと成功のポイント
事務局の対応業務は、キャンペーン実施前の「事前準備」、キャンペーン実施中の「キャンペーン運営」、キャンペーン実施後の「応募締め切り後の対応」の3つに大きく分かれます。
今回は応募者に景品が当たるプレゼントキャンペーンを例に、キャンペーン事務局の業務内容と各プロセスでのポイントを見ていきます。
【実施前】事前準備
キャンペーンの目的、運用フロー、管理体制、スケジュールなどを設計し、キャンペーン実施の事前準備を行います。
⮚ 実施計画立案、スケジュール作成
目標を達成するにはどうしたらいいか、具体的なキャンペーンの内容や告知方法、応募方法、景品の選定を行います。それらを踏まえて、キャンペーン実施前の事前準備からキャンペーン実施後の対応までのスケジュールを作成します。
⮚ 業務設計、マニュアルの用意
必要な業務タスクを確認し、ワークフローの作成、各業務担当者向けのマニュアルの用意と説明、FAQの作成を行います。規模が大きなキャンペーンでは、スタッフ説明会を実施することもあります。
⮚ 応募窓口、問い合わせ窓口の用意
応募や問い合わせを受け付ける窓口を用意し、電話番号・メールアドレス・私書箱などの取得、Webサイトと応募フォームの作成を行います。応募窓口や問い合わせ窓口にスタッフを配置して、体制を整えます。
事前準備でのポイントは、キャンペーン実施前、実施開始から実施後までの期間に必要なことを想定し、入念に準備することです。
景品選択では、景品表示法に注意が必要です。景品表示法は企業の不正で消費者が不利益を被らないように制定された法律で、例えば過剰な景品の提供と消費者に誤解を招くような表示を禁止しています。
キャンペーンには、誰でも応募できる簡単な参加条件のオープンキャンペーンと、商品購入者のみなど特定の参加条件のクローズドキャンペーンがあります。特にクローズドキャンペーンは、景品の金額に限度額が定められているので注意して確認しましょう。
【実施中】キャンペーン運営
キャンペーンを実施し、応募受付と問い合わせ対応を行います。
⮚ 応募受付
応募者からの応募情報を集めて管理します。集めた応募情報を確認して、応募条件を満たしているかを確認し、不適合の応募者は選考対象から外します。最後に、応募者の情報をリスト化して、応募データを集計します。
⮚ 問い合わせ対応
キャンペーン参加者からの問い合わせに対応し、問い合わせ内容をリスト化します。
問い合わせ窓口では、対応方針やQ&Aをまとめた「応対マニュアル」を準備します。対応方針を決めておくことで、トラブルが発生してもスムーズに対処できます。応募者＝自社のビジネスターゲットとなるため、クレーム対応は迅速に、適切な対応をすることが大切です。
【実施後】応募締め切り後の対応
キャンペーン終了後、抽選と景品発送、キャンペーン施策の成果検証と分析を行います。
⮚ 抽選
重複当選や不正当選がないか確認しながら当選者を決定し、当選者リストを作成します。
⮚ 当選連絡・景品発送
当選連絡は、メール連絡・景品の発送を当選連絡とするなど、事前に決めた方法で行います。景品発送は、商品の梱包・宛名作成・送付状の封入と発送までに対応します。
⮚ 配送状況確認
発送が終わっても、景品が当選者の手元に届くまで気は抜けません。配送状況を確認して、未着や不良品の連絡があった場合は、再発送と交換の手配を行います。
なお、個人情報の漏えいは企業の信頼を失いかねません。応募者の個人情報の取り扱いには正しい知識を持ち、厳重に取り扱うようにします。キャンペーン終了後は成果検証と分析を行い、次の企画につなげます。
キャンペーン事務局を外注する際の注意点
キャンペーン事務局の運営には、ノウハウや人員の確保が求められます。社内にリソースがない場合は、外部に委託することも検討しましょう。キャンペーン事務局を外注する際のメリット・デメリット、外注先の選定ポイントを紹介します。
メリット
外部の専門業者に業務を委託することで、ノウハウの活用と業務効率化ができます。
キャンペーン事務局運営は事務的な作業が多く、担当者がすべての作業をこなすには無理がありますが、外注を上手に利用することで、担当者は本来力を入れるべきコア業務に集中することが可能です。
専門業者によって、適切な顧客対応、問い合わせ対応がされれば、企業イメージの向上にもつながります。また、厳重なセキュリティ体制を確保している業者に委託すれば、個人情報を扱う際の情報漏えいリスクの軽減も期待できます。
デメリット
業務を外部に委託すると、自社にノウハウが蓄積されないおそれがあります。対策は、業務を丸投げするのではなく、委託業者の業務を監督することです。担当者がキャンペーン全体を把握し、委託先より業務報告を受ければ、運営に必要な情報の共有ができます。
ほかにも、外注コストが発生すること、依頼してみないと委託業者の良しあしがわからないこともデメリットです。委託業者に直接無料相談があれば利用したり、口コミをチェックしたりすることである程度の内容はわかるので、判断材料のひとつにするのもよいでしょう。
外注先の選定ポイント
外注先を選定する際の主なチェックポイントは、以下のとおりです。
⮚ ノウハウの有無
ノウハウのある委託業者に依頼したほうが、効果は大きいです。ノウハウの有無は、自社が行いたいキャンペーン形式の実績があるかどうかが、ひとつの目安になります。Webサイトで実績や事例を確認してみましょう。
⮚ セキュリティ面への意識
キャンペーンでは、応募者の個人情報を扱う場面が多くあります。個人情報の取り扱いと漏えいには細心の注意を払う必要があり、委託業者にセキュリティ対策をしっかり講じているかどうかは重要なポイントです。プライバシーマークやISMS認証を取得している事業者は、セキュリティ意識の高い事業者と判断できるでしょう。
⮚ 対応業務範囲の広さ
必要な業務を総合的にサポートする委託業者を選ぶのが、業務効率化のポイントです。一般的には業務の一部、あるいは一時的に業務を委託することを指すアウトソーシングのなかでも、業務工程を丸ごと一括して、または継続的に委託することをBPOといいます。
BPOなら、業務設計から実行、効果分析と改善案策定、業務効率化までの幅広いプロセスに柔軟に対応できます。自社にノウハウを残すため、業務全体の監督は行う必要はありますが、BPOの活用もひとつの選択肢になります。
BPOについて詳しくは、以下の記事をご参照ください。
「BPOとは？アウトソーシングとの違いや導入メリット、対象業務を紹介」
外部委託も視野に、事務局の業務を効率化してキャンペーンを成功させよう
販売促進担当者の本来の業務は、良質なプロモーションを考え実行することです。
キャンペーン実施で発生する単純な事務作業を外部委託することで、販売促進担当者は本来のコア業務に集中できます。また、外部委託先のノウハウやスキルを活用して、適切な問い合わせ対応によって企業イメージの向上や、個人情報の漏えい防止も期待できます。
キャンペーン実施の際は、キャンペーン事務局業務の外部委託も視野に入れるとよいでしょう。
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