【叶が語り尽くす】宛名印字に使えるエクセルの関数3選
エクセルイメージ
明けましておめでとうございます。エムアイシーグループの叶です。
良いお年を〜で締めたかったのですが、結局新年を迎えてしまいました。
今回も可変印字について語り尽くします。
今回は第4章。宛名印字に使えるエクセルの関数3選です。
- 年間数十万件の宛名印字を扱う叶が教える宛名印字に使えるエクセル関数3選
- 【宛名で使えるエクセル関数 その1】TRIM関数
- 【宛名で使えるエクセル関数 その2】CONCAT関数
- 【宛名で使えるエクセル関数 その3】JIS関数
- さいごに
年間数十万件の宛名印字を扱う叶が教える宛名印字に使えるエクセル関数3選
前回のブログでエクセルの機能について語らせていただきました。おかげさまでもの凄い反響でした。。。とはなっていませんが、機能について紹介したなら関数についても触れないとなということで、今回は僕が宛名印字の際に使用している関数をこれまた3つに絞って紹介したいと思います。
【宛名で使えるエクセル関数 その1】TRIM関数
1つ目はTRIM関数です。
お客様のデータをもらって必ず最初にやる作業がTRIM関数です。TRIM関数はデータやテキストの前後から不要な空白（スペース）を削除する関数です。この説明だけを聞くと【そんなに重要？】と思われるかもしれませんが、これがなかなか。氏名の後ろに入っていれば印字をした際に【○○ ○○ 様】というように氏名と様が異常に離れてしまったり、住所に空白が入っていれば住所エラーになってしまいます。また場合によっては関数や検索がうまく機能しないこともあります。職人さんは仕事を始める時はまず5Ｓからと言われるように、まずはデータをキレイにした状態から始めていきます。
【宛名で使えるエクセル関数 その2】CONCAT関数
2つ目はCONCAT関数です。
CONCAT関数は複数の文字列を結合させる関数です。例えば、データを開いた時に県、市、番地、建物名がそれぞれのセルに別れていた場合、そのままだと弊社では住所エラー確認をする事ができません。少なくとも番地までが一つのセルになっている事が必須です。そのためにCONCAT関数を使って結合させていくのです。逆にデータを分けるのはなかなか難しく、スペースなどが入っていればスペースで分ける機能（区切り位置）などを活用できますが、スペースがない一塊のものを分けるのは手動になってしまうため、データが細かくても分かれていた方がデータ編集などでは助かります。
【宛名で使えるエクセル関数 その3】JIS関数
3つ目はJIS関数です。
JIS関数は半角英数字や半角カタカナを、全角文字にしてくれる関数です。縦書きの場合、住所などの数字は漢数字になります。これはデータ上で漢数字にしているわけではなく、1,2,3などの算用数字（英数字）を全角にして可変ソフトのMVPを通すことでソフト側で漢数字にしてくれています。普段のエクセル作業でこの関数がどれだけ重要かは分かりませんが、上記の理由で年賀状や挨拶状などの縦書きのものを印字する際は必要不可欠な関数なのです。
さいごに
いかがだったでしょうか？
エクセルを使う方からしたら、【VLOOKUP】や【IF関数】などエクセル関数といえばコレでしょ。というものがあると思います。ただ、今回は宛名データ作業をするという用途に限定させて紹介させていただきました。異論は認めますが、宛名印字ではこういう関数を使っているんだということを少しでも理解していただけたら幸いです。
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