【社内報をデジタル化！？】その必要性とおすすめコンテンツ10選をご紹介
こんにちは！エムアイシーグループ サポートチームの山口です＾＾
以前、社内報について下記のブログをUPしましたが、ご覧になっていただけましたでしょうか？
「従業員が読みたくなる！魅力的な社内報の作り方とは？目的と活用方法も解説します！（https://uv-print.micg.co.jp/entry-242.html）」
「ブランディングは従業員から！企業が注目すべきインナーブランディングの効果とは？（https://uv-print.micg.co.jp/entry-241.html）」
社内報を発刊するメリットは色々ありますが、１番のメリットはインナーブランディングの強化です。
とはいえ社内報の発刊には社内報委員会の立ち上げ～発刊まで膨大な手間がかかりますし、全社員が社内報を隅々まで読んでくれるか、どのくらいちゃんと読まれているかも分かりづらいというデメリットもあります。
本日は、インナーブランディングは高めつつ、手間もなるべく抑えたいという企業様向けに、社内報のデジタル化について説明していきます。
目次
・社内報のデジタル化とは？
・デジタル化するメリット
・紙とデジタルの比較
・デジタルの懸念事項
・おすすめコンテンツ10選
社内報のデジタル化とは？
紙の社内報を発行する企業様もまだまだ多いと思います。コストや作成の手間を考えて、社内報の発行自体を取りやめてしまう企業様もいますが、インナーブランディングを高めていくためにも社内報は重要なツールの1つです。そこで、紙の発行からデジタル化としてブログのようなWEB形式に切り替える企業様も増えています。
デジタル化するメリット
タイムリーに多くの情報発信ができる
社内報をデジタル化するメリットの1つは、情報を素早くタイムリーに発信できることです。紙の社内報の場合、情報を集めて編集し、印刷し、配布するというプロセスに時間がかかります。そのため、最新の情報をすぐに共有することが難しい場合があります。
しかし、デジタル化した場合は情報を即座にアップデートすることができます。新しい記事やニュース、イベント情報などが発生した場合、運用しだいではリアルタイムに情報をアップロードすることができます。これにより、社員はいつでも最新の情報にアクセスでき、迅速な意思決定や行動につなげることができます。
さらにWEB形式にすれば、ページ数や文字数といった情報量の制約がなくなります。紙の社内報は限られたスペースしか使用できませんが、デジタルならばテキスト、画像、動画、リンクなどさまざまな形式の情報を組み合わせて提供することができます。これにより、より多角的な情報発信が可能となります。
配布コスト＆情報コストダウン
社内報の配布について、本社以外に支店や営業所がある場合は各支店・営業所に社内報を届けたり、従業員が多い場合だと各家庭に郵送で社内報を届けていたり、配布にもコストがかかります。もちろん印刷費や業者にデザインを依頼する場合は編集費もかかり、情報コストも膨らみます。
WEB形式にすれば、URLさえあればいつでも、どこでもアクセスするだけで閲覧できるようになるため配布コストがかかりません。社内報サイトをCMSで編集可能なブログ形式にすれば、担当者が自分でいつでも簡単に編集できるようになるため、情報コストも大幅ダウンします。
社内報委員会の負担軽減
社内報作成には社内報委員会を立ち上げ、コンテンツ確定、記事内容の作成依頼、校正～校了、印刷依頼、発送手配と、膨大な手間がかかります。WEB形式にすれば、管理者の設定やコンテンツの確定は引き続き必要になりますが、全社員が投稿することも可能なため運用方法次第で手間は大幅に減ります。
閲覧数などの効果測定ができる
従来の紙の社内報では、配布後の効果や反応を把握するのが難しい場合があります。しかし、デジタル化することで、ウェブ上での閲覧数やどこまで読まれたか等の効果を分析することができるようになります。
アナリティクスツールによって、読者の行動を追跡することもできるので、どの記事が特に関心を集めたのか、どのページで読者が離脱したのかなど、詳細な情報を取得することで、人気のあるコンテンツや改善の必要があるコンテンツを特定し、将来の記事制作やデザインに生かすことができます。
紙とデジタルの比較
社内報をデジタル化するメリットを紹介してきましたが、もちろん紙の社内報の方が優れている面もあります。紙とデジタルを比較して、それぞれの優劣を見ていきましょう。
| 紙 | デジタル | |
|---|---|---|
| 情報量 | ▲ | ◎ |
| コスト | × | ○ |
| 社内報委員会の手間 | × | ○ |
| ユーザー（閲覧する社員）の手間 | ○ | ▲ |
| 閲覧性 | ◎ | ▲ |
| 効果測定（閲覧数計測） | × | ◎ |
デジタルの懸念事項
紙に比べ、閲覧性が下がる？
一般的に紙媒体をデジタル化すると閲覧性が下がると言われていますが、コンテンツのカテゴリを整理し、適切なWEBデザインを考慮することで、閲覧性を損なうことなく効果的なデジタル化を実現できます。
コンテンツのカテゴリを整理することは、情報の検索やアクセスのしやすさを向上させる重要な要素です。社内報をデジタル化する際は、トピックスを適切なカテゴリに分類し、メニューまたはタグを活用してアクセス可能な形にすることで、閲覧する社員は関心のあるトピックスに迅速にアクセスでき、必要な情報を見つけやすくなります。
また、適切なWEBデザインの考慮も閲覧性の向上に非常に重要です。フォントの選択、行間の設定、適切なカラースキームの使用など、視覚的な要素に注意を払うことで、スムーズに読み進むことができ、情報の可読性を高めます。
デザインの際は、ユニバーサルデザインも意識して作成を進めると良いでしょう。
参考：「【コラム】「ユニバーサルデザイン」をご存じでしょうか?（https://uv-print.micg.co.jp/entry-110.html）」
UI（ユーザーインターフェース）は、シンプルで使いやすいものを意識しましょう。ナビゲーションメニューの配置や検索機能の導入など、閲覧者が目的の情報に素早くアクセスできるようにすることが重要です。UX（ユーザーエクスペリエンス）も大切です。閲覧者がコンテンツに参加できる機能（コメントやいいねボタンなど）を提供することで、閲覧する社員の関与を促進することができます。
紙に比べ、閲覧率が下がるのでは？
社内報をデジタル化すると自主的にアクセスしないと見ることが出来ないため「紙に比べて閲覧率が下がるのではないか？」という心配が生じるかもしれません。この心配は、プッシュ通知や定期的なリマインドを活用することで、むしろ閲覧率の向上が見込めます。
紙の社内報は、設置型配布の場合は社員が自ら手に取る必要があるため見落としてしまったり、忙しさにかまけて読み飛ばしてしまったりすることがあります。
デジタル化するにあたり、プッシュ通知機能を活用すれば、社員に対して重要な情報を直接届けることができます。新しい社内報の記事が公開されたり、重要なお知らせがあったりする場合には、デジタル端末に通知が送られ、従業員は見逃すことなく内容を確認することができます。
また、リマインダー機能も効果的な手段です。定期的にリマインドすることで、従業員が社内報を見逃すことを防ぐことができます。例えば毎月1回「新しい社内報が公開されました。ぜひご一読ください」という通知を送ることで、社員の社内報を読む習慣を促すことができます。
セキュリティ的に大丈夫？
社内報に社外秘の情報を掲載している企業も少なくありません。社内報をデジタル化にあたり、当然「セキュリティ的に大丈夫か？」という不安が生じることもあるでしょう。ですが、適切な対策を講じることにより、セキュリティ面での安全性を確保できますのでご安心ください。
対策1つ目は「ログイン制」の導入です。認証されたユーザーのみがアクセスできるように、社員各自に個別のユーザーアカウントを作成し、ユーザー名とパスワードを使用してログインする方法をとります。これにより、不正なアクセスや情報漏洩のリスクを低減することができます。また、必要に応じて2段階認証などの追加のセキュリティレベルを設定することも可能です。
対策2つ目は「社内IP制限を設ける」ことです。社内ネットワークからのアクセスのみを許可し、外部からのアクセスを制限することで、社内ネットワークの範囲外からの不正アクセスを防止することができます。また、セキュリティの観点からは、定期的なアクセスログの監視や異常なアクティビティの検知なども重要です。
もちろん、社内報サイトの管理画面等へのアクセス権限の適切な管理や従業員への教育もセキュリティを確保するために欠かせません。これらの対策を講じることにより、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。
おすすめコンテンツ10選
1.社員紹介
社員紹介は社内報には欠かせないコンテンツです。新入社員の紹介はもちろん、長く働くベテラン社員も、他部門で働く社員はあまり深く関わる機会がなく知らないこともたくさんあります。普段はなかなか知ることのできない趣味の話などを掲載すると、興味を持って読むことができ、親近感が湧いて社員同士の繋がりが深まるでしょう。
2.パーソナリティな情報
趣味や家族・ペット紹介、好きな映画ランキング、おススメの本や商品紹介、休みの過ごし方など、社員のパーソナリティな情報を特集として掲載するのも、読んで楽しいコンテンツとしておススメです。
こういったコンテンツは興味を引きやすく、読みやすい記事にもなるため、社内報の閲覧率向上に繋がります。
3.アンケートネタ
好きな社内イベント、会社の好きなところ、導入してほしい制度など、社員の声を反映できるアンケートネタも参加型の企画としておススメです。社員の生の声が集まれば、その声を活用した社内的な提案にも繋がるかもしれません。
4.新製品・新サービス案内
新商品や新サービスが始まったら、その情報をより詳しく、たくさんの社員に1度に共有できる媒体が社内報です。また、情報更新直後は情報共有として活用ができ、時が経ってからは、いつからその商品があるか等の記録としても活用できます。
5.社内制度や福利厚生の特集
たくさんある社内制度や福利厚生を全部把握している社員はなかなか少ないものです。福利厚生の利用率に悩む総務の方も意外と多かったり…。知っていれば使ってくれる社員も意外といます。当社でも福利厚生を改めて案内したことで利用率が上がったことがありました。
社内報のコンテンツとして掲載すれば、新入社員が入ってきた際の社内制度や福利厚生の説明資料にも使えますよ！
6.共有したい業務知識やスキル紹介
会社は新入社員、ベテラン社員、新卒、中途、様々な社員で構成されています。入社のタイミングなどにより、研修で教えてもらえた社員とそうでない社員が生まれることも。社内で知っておいてほしい、共有したい業務知識やスキルをコンテンツとして残しておけば、入社後の教育にも役立つでしょう。
7.社内イベントのレポート
社内イベントなどもコンテンツとして記録に残しておくと、採用や周年などで資料が必要になったときに役立ちます！
イベントで撮影した写真をたくさん掲載すれば、アルバム代わりにもなり社員みんなで見て楽しむことができます。
8.社内表彰レポート
永年勤続表彰や功労賞など、社内表彰のレポートを社内報に掲載することもおススメです。単純な記録だけでなく、表彰者へのインタビュー記事も掲載すれば、若手社員が知らない会社の歴史を思わず知ることが出来たり、どのような思いで活動していたものが功労賞として表彰されたか等を知ることもできます。
9.プロジェクトストーリー
社内を賑わせたビッグプロジェクトも、プロジェクトメンバーでなければ意外とその詳しい実情を知らないものです。
プロジェクトの目標や挑戦、成功や失敗など、実際の経験やエピソードをストーリーとして伝えることで、プロジェクトの舞台裏や関係者の思いに共感しやすくなります。共感は社員の仲間意識や協力意欲を高めます。成功事例を共有すれば、他のプロジェクトやチームの活動に活かすことができます。失敗事例から得た教訓もは、同じ過ちを繰り返さない学びにもなります。
また、挑戦や困難を乗り越えて目標を達成するストーリーは、社員のモチベーションを高める効果もあります。
10.トップメッセージの動画配信
最近では動画コンテンツの充実により、文字を読むのが苦手という人も増えているようです。デジタル化すれば、動画コンテンツの掲載も可能になります。動画は1分間で180万文字分の情報を伝えられると言われています。画像や図形で説明するよりも、言葉（音声）で伝えた方が約5000倍の情報量が伝わるとも。
熱いトップメッセージこそ、動画で配信していきたいですね！
まとめ
社内報をデジタル化することは、単に手段を変えるだけではなく、社員へのデジタル教育の手段になったり、会社としてSDGsへの貢献も手に入れることが出来ます。コスト面で紙の社内報廃止を検討している企業様、インナーブランディング強化のために新たに社内報発行を考えている企業様は是非1度ご検討いただければ幸いです。
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